Office Efficiency - Kosten senken und Produktivität steigern

Die Flächenkosten für Miete und Unterhalt von Büros summieren sich auf bis zu zehn Prozent der Gesamtkosten einer Organisation. Mit der Einführung von neu-artigen, flexiblen Arbeitsorganisations- und Büroformen können diese Fixkosten dauerhaft um bis zu 30 Prozent gesenkt werden - ein wichtiger Schritt, um sich als Unternehmen finanzielle Spielräume zur Gestaltung des Kerngeschäfts zu sichern.

Intelligente und flexible Arbeits- und Bürokonzepte gibt es allerdings nicht von der Stange - je nach Unternehmen oder Unternehmensbereich variieren die Arbeits- und Prozessanforderungen. Berücksichtigt man diese bei Einsparungen nicht, führt dies zwar zu kurzfristigen Kostensenkungen, wird sich aber maximal negativ auf die Prozessperformance und Produktivität der Mitarbeiter auswirken.

Des Weiteren sollen Kosten für Konferenzen, Geschäftsreisen zu Kunden, Projektabstimmungen und Teamsitzungen gesenkt werden, ohne die Qualität der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden und Lieferanten zu verringern, an Geschwindigkeit einzubüßen oder Kommunikationsmöglichkeiten einzuschränken. eCollaboration bietet hier vielseitige Unterstützung.

Der Begriff umfasst die technologisch unterstützte, bestmögliche mediale Inszenierung räumlicher Nähe von Personen, die nicht an einem Ort arbeiten, sondern durch Stockwerke, Straßen oder gar Kontinente getrennt sind. eCollaboration ermöglicht Kommunikation und Koordination über Distanz, bietet den Zugriff auf gemeinsame Wissensbestände, die laufend erweitert, annotiert und klassifiziert werden können, und sie knüpft ein jederzeit aktivierbares Netzwerk von Personen innerhalb eines Unternehmens, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Zu einschlägigen Systemen gehören Audio- und Video-Conferencing-Systeme, Teamkalender, Web-Collaboration-Systeme, Messengersysteme und BuddyLists genauso wie gemeinsame virtuelle Teamablagen.

Mit dem Forum "Office Efficiency" am Mittwoch, 25. November 2009 gibt das Fraunhofer IAO einen Überblick über aktuelle und zukünftige Perspektiven aus den Themenfeldern "Office Performance" und "Collaboration Productivity".

Die Veranstaltung zeigt, welche Potenziale für Kosteneinsparungen und andere positive Effekte durch den Einsatz von eCollaboration und innovativen Arbeits- und Bürolösungen realisiert werden können. Das Forum richtet sich an Entscheider aus den Bereichen Organisation, Human Resources, Facility Management und Informationstechnik aus Unternehmen, Öffentlicher Verwaltung und Bildungseinrichtungen.